Audit SDM

Nama : Niswatun Amaro
Npm : 20207788
Kelas : 3EB05
Dosen : Renny
Tugas : Audit SDM

Menerapkan Audit SDM
Rabu, 08 Oktober 2008 15:50 WIB
Oleh: Rinella Putri

(Vibiznews – HR) – Fungsi SDM adalah fungsi yang sangat penting dalam organisasi, karena SDM adalah penentu organisasi dalam melaksanakan strategi dan mencapai tujuannya. Lalu, bagaimana organisasi bisa mengetahui apakah fungsi SDM sudah berjalan dengan baik? Untuk memahami secara komprehensif mengenai kontribusi fungsi SDM terhadap organisasi, maka diperlukan sebuah audit SDM.

Definisi

Audit SDM adalah serangkaian audit yang bertujuan untuk mengkaji fungsi SDM, mulai dari struktur dan sumber daya SDM, peran dan tanggung jawab masing-masing personil, kepemimpinan, prosedur dan kebijakan, hingga kondisi lingkungan kerja.

Manfaat

Audit SDM mempunyai banyak manfaat, yang secara garis besar adalah memberikan gambaran mengenai bagaimana fungsi SDM dalam organisasi, sehingga bisa diperoleh feedback yang tepat mengenai bagaimana aktivitas SDM seharusnya dilakukan. Intinya, audit ini bermanfaat untuk mnegevaluasi bagaimana kontribusi aktivitas SDM terhadap strategi organisasi.

Secara garis besar, maka HR Audit terdiri dari beberapa area:
Pertama, audit fungsi SDM. Audit fungsi SDM ini bertujuan untuk mengukur efektivitas dari fungsi SDM yang berada pada organisasi. Dalam tahap audit ini, maka auditor melakukan analisa terhadap tujuan dari setiap aktivitas SDM, kemudian mengkaji kinerja mereka yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan tersebut. Seringkali, misalnya, masalah yang terjadi adalah peran dan tanggung jawab tidak terdefinisikan dengan baik, sehingga ini menghambat tujuan tercapai. Melalui audit SDM, maka masalah seperti ini bisa ditemukan untuk kemudian dicari solusinya.

Kedua, audit kepatuhan yang merupakan audit yang mengkaji kepatuhann perusahaan terhadap hukum, kebijakan maupun prosedur yang terkait dengan fungsi SDM. Hal ini penting sekali karena jika kepatuhan tidak dipenuhi, maka artinya perusahaan melakukan pelanggaran di bidang SDM. Isu-isu yang berkaitan dengan ini antara lain adalah masalah kesehatan dan keselamatan, aturan jam kerja, aturan UMR, dan lainnya.

Ketiga, audit iklim SDM, dimana ini sangat mempengaruhi kondisi karyawan, mulai dari motivasi, semangat hingga kepuasan kerja. Audit ini bisa dilakukan dengan memperhatikan absensi, turnover karyawan, ataupun melakukan pengamatan langsung terhadap perilaku karyawan.

Keempat, audit strategi perusahaan. Mengapa audit strategi perusahaan menjadi penting? Hal ini dikarenakan strategi perusahaan menentukan keunggulannya dalam bersaing di pasar. Melalui audit strategi, maka perusahaan akan mampu melakukan analisa SWOT yang merupakan informasi penting dalam menentukan strategi perusahaan ke depan. Kemudian bagaimana hubungannya dengan SDM? Tentunya fungsi SDM harus memahami strategi, karena segala aktivitas SDM seperti rekrutmen, kompensasi, succession planning, dan lainnya harus selalu sesuai dengan strategi perusahaan
Ketika anda melakukan audit SDM, sebenarnya ada beberapa hal yang mesti diketahui yakni kegunaan audit SDM itu sendiri. Ini tergantung dari perspektif dan tujuan audit SDM itu sendiri. Dengan mengetahui tujuan audit, maka pelaksanaan audit dan prosesnya akan menyelaraskan dengan tujuan tersebut.

Beberapa hal yang menjadi tujuan dan kegunaan audit SDM antara lain :
• Mencari hal-hal yang berpotensi menimbulkan masalah serius di kemudian hari
• Mencari area yang dapat dilakukan perbaikan dan improvement
• Sebagai alat dokumentasi untuk merger, akuisisi maupun reorganisasi
• Untuk mencari tahu seberapa jauh pemenuhan sistem dengan standar, peraturan dan regulasi yang ada.
Adapun sumber data yang bisa digunakan untuk audit SDM adalah :
• SOP, aturan dan prosedur yang ada
• Pimpinan Departemen SDM atau personalia
• Pimpinan Departemen lain
Tentang Perekrutan :
• Bagaimana mencari sumber daya untuk calon karyawan ?
• Bagaimana calon karyawan dipilih dan diseleksi ?
• Bagaimana pemenuhan secara aspek hukum tentang perekrutan?
• Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ?
• Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?

Sumber :
http://www.vibiznews.com/journal.php?id=156&page=hr
http://ilmusdm.wordpress.com/2008/03/14/contoh-audit-sdm-sederhana-simple-hr-audit/

audit mutu

Nama : Niswatun Amaro
Npm : 20207788
Dosen : Renny Nur'aini
tugas : audit mutu (pemeriksaan akuntansi 2)

Audit Mutu Internal (1) : Dasar-dasar Audit

By bambangkesit on Jan 15, 2009 in Manajemen Mutu

A. PENGERTIAN AUDIT MUTU

Pengertian audit mutu dapat dijumpai dalam Panduan Audit Sitem Manajemen Mutu SNI 19-19011-2002. Dalam panduan tersebut, audit mutu didefinisikan sebagai proses sistematik, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sampai sejauhmana kriteria audit dipenuhi (BSN, 2002). Audit Sistem Mutu biasanya dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian aktivitas organisasi terhadap standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 yang telah ditentukan serta efektivitas dari penerapan system tersebut.

B. TUJUAN AUDIT MUTU

Dari pengertian audit mutu yang diuraiakan di atas, bahwa tujuan audit mutu adalah untuk mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan/atau perubahan. Temuan hasil audit selanjutnya dianalisis, dinilai kecukupan dan kesesuaiannya terhadap standar ISO 9001:2000. Hasil temuan auditor tersebut akan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan/atau perubahan. Secara rinci tujuan umum dari audit mutu yaitu (Willy Susilo,2000) :

1. Untuk memperoleh prioritas permasalahan yang tengah dihadapi organisasi
2. Untuk merencanakan pengembangan usaha Untuk memenuhi persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan sebagai acuan
3. Untuk memenuhi persyaratan regulasi ataupun persyaratan kontrak dengan (misalnya) pelanggan
4. Untuk mengevaluasi terhadap pemasok
5. Untuk menemukan adanya potensi resiko kegiatan organisasi

Sedangkan tujuan audit mutu secara khusus adalah untuk memberikan umpan balik tentang kinerja organisasi yang diuraikan sebagai berikut (Iskandar Indranata,2006):

1. Mengarahkan pencapaian sasaran Memberikan sense of urgency
2. Menemukan peluang perbaikan
3. Memastikan apakah sistem diterapkan secara efektif
4. Mendeteksi penyimpangan-penyimpangan terthadap kebijakan mutu sedini mungkin

C. PRINSIP AUDIT MUTU

Audit mutu didasarkan pada sejumlah prinsip. Ketaatan dan kepatuhan terhadap prinsip tersebut merupakan prasyarat untuk memberikan kesimpulan audit yang sesuai dan cukup serta memungkinkan auditor bekerja secara independen untuk mencapai kesamaan kesimpulan pada situasi serupa. Prinsip Audit Mutu, secara garis besar terdiri dari dua prinsip yaitu prinsip-prinsip yang terkait dengan auditor dan prinsip-prinsip yang terkait dengan kegiatan audit.

1. Prinsip-prinsip yang terkait dengan auditor, yaitu :

a. Kode Etik sebagai Dasar Profesionalisme.

Kode Etik merupakan dasar profesionalisme auditor dalam pelaksaan audit. Profesionalisme dari seorang auditor tercermin pada sikap dapat dipercaya, memiliki integritas, dapat menjaga kerahasiaan dan berpendirian. Seorang auditor harus mampu menunjukkan sikap berpendirian, yaitu sikap mampu memberikan penilaian yang proporsional dan kontekstual.

b. Menyajikan hasil yang obyektif dan akurat,

Seorang auditor berkewajiban untuk melaporkan hasil temuan audit secara benar dan akurat. Temuan audit, kesimpulan audit dan laporan audit mencerminkan pelaksanaan kegiatan audit secara benar dan akurat. Hambatan signifikan yang ditemukan selama audit dan perbedaan pendapat yang tidak terselesaikan antara tim audit dan auditi harus dilaporkan.

c. Profesional, memiliki kompetensi sebagai auditor.

2. Prinsip Audit yang relevan dengan kegiatan audit, yaitu :

1. Independen-auditor (mandiri dan tidak berpihak) tidak melakukan audit pada area yang bukan tanggungjawabnya.
2. Bukti Obyektif sebagai dasar membuat kesimpulan audit, dapat diverifikasi dan sample audit yang diambil cukup mewakili
3. Terencana, audit harus terencana secara sistematik sesuai dengan kebutuhan dan tujuan organisasi.

D. ALASAN MELAKUKAN AUDIT MUTU

Dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM) ada beberapa alasan melakukan audit berkesinambungan yaitu untuk melihat efektivitas system berdasar sampling dan lokasi/bagian, walaupun alasan yang pokok memberi jaminan dan mencegah timbulnya masalah-masalah dan meningkatkan efektivitas SMM alasan melakukan Audit antara lain (Iskandar Indranata, 2006) :

1. Mengembangkan sistem pada organisasi.
2. Meyakinkan organisasi akan efektivitas dan kesesuaian akan system itu sendiri.
3. Meyakinkan organisasi dalam memilih pemasok baru, bahwa SMM pemasok sesuai dengan apa yang diinginkan organisasi.
4. Meyakinkan organisasi bahwa pemasok yang ada masih memenuhi persyaratan yang ditetapkan organisasi.
5. Memenuhi kesesuaian standar/undang-undang, bahwa organisasi harus terus menerus mengimplementasikan dan memelihara SMM secara konsisten.

E. MANFAAT AUDIT

Hasil audit dapat dimanfaatkan untuk berbagai keperuam . alah atu manfaat audit yang paling sentral adalah sebagai dasar untuk mengambil keputusan, melakukan perbaikan, meningkatkan eisiensi dan efektivitas fungsi organisasi. Dengan informasi hasil penilaian auditor dan rekomendasi yang disampaikan, akan memungkinkan pimpinan unit operasi melakukan tindakan perbaikan untuk meningkatkan efisiensi, efektivita maupun produktivitas usaha secara lebih terarah.

Proses audit merupakan media pembelajaran dan pertumbuhan yang tidak ternilai harganya bagi para pelaku audit itu sendiri. Karena melalui proses audit, tejadi proses pemahaman secara mendalam tentang seluk beluk operasi organisasi serta permasalahannya yang dihadapinya, baik permasalahan skala organisasi maupun permasalahan spesifik yang ada pada setiap fungsi dalam organisasi. Dengan demikian seorang auditor secara disadari atau tidak telah mempelajari proses manajemen organisasi secara komprehensif dan manajemen fungsional secara intensif. (BQST)

Sumber :

http://bambangkesit.staff.uii.ac.id/2009/01/15/audit-mutu-internal-1-dasar-dasar-audit/